Polityka prywatności

Wersja z 15 października 2026 r. Obowiązuje od opublikowania w Serwisie.

Wyjaśniamy, jak przetwarzamy dane osób odwiedzających publiczny Serwis internetowy Biura SANDRA i kierujących zapytania dotyczące współpracy, wstępnej oferty lub wyceny. Zasady korzystania z bezpłatnych funkcjonalności określa Regulamin Serwisu. Szczegółowe informacje o stosowanych cookies i podobnych technologiach znajdują się w Polityce cookies.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Aleksandra Włudarczyk prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Biuro Usług Podatkowych i Rachunkowości „SANDRA” Aleksandra Włudarczyk, NIP 7731146207, REGON 592183648, z adresem przy ul. Sosnowej 95, 97-200 Tomaszów Mazowiecki.

W sprawach danych osobowych oraz w celu skorzystania ze swoich praw możesz skontaktować się z nami pod adresem biurosandra@biurosandra.pl lub listownie: Biuro Usług Podatkowych i Rachunkowości „SANDRA” Aleksandra Włudarczyk, ul. Sosnowa 95, 97-200 Tomaszów Mazowiecki, Polska.

2. Dane przekazywane w kontakcie

Przetwarzamy dane dobrowolnie przekazane w formularzu, wiadomości e-mail lub podczas rozmowy. W formularzu mogą to być: imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, forma prawna, branża, obecny model księgowości, liczba dokumentów i osób zatrudnionych, informacja o zatrudnianiu kierowców, oczekiwany zakres obsługi, planowany termin rozpoczęcia współpracy oraz opis zapytania. Informacje o skali działalności, przedstawione bez danych identyfikujących poszczególne osoby, nie zawsze są danymi osobowymi.

Do wysłania zapytania wymagane są imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres e-mail oraz krótki opis sprawy lub potrzeb. Pozostałe pola, w tym numer telefonu i forma prawna, są opcjonalne. Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak danych pozwalających na odpowiedź i ocenę zapytania może uniemożliwić jego obsługę. Opcjonalne potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności nie jest zgodą na przetwarzanie danych ani warunkiem wysłania zapytania.

Na etapie pierwszego kontaktu prosimy o krótki opis potrzeb, bez PESEL, dokumentów tożsamości, danych pracowników, informacji o zdrowiu, pełnej dokumentacji księgowej i innych informacji poufnych. Jeśli do oceny sprawy będą potrzebne dokumenty, uzgodnimy odpowiedni sposób ich przekazania.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Zapytanie o własną współpracę. Jeżeli kontaktujesz się jako osoba fizyczna w celu zawarcia z nami umowy, w tym jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, przetwarzamy niezbędne dane w celu podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Pozostała korespondencja i kontakt w imieniu organizacji. Jeżeli przesyłasz inne pytanie albo reprezentujesz spółkę lub inną organizację, przetwarzamy dane w celu udzielenia odpowiedzi, przeprowadzenia rozmów i utrzymania kontaktu dotyczącego tej sprawy. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i komunikacji z osobami działającymi w imieniu obecnych lub potencjalnych klientów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Działanie i bezpieczeństwo strony. Dane techniczne opisane w punkcie 5 przetwarzamy, aby udostępniać stronę, wykrywać błędy, zapobiegać nadużyciom i wyjaśniać incydenty. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymaniu działania i bezpieczeństwa strony – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wyszukiwarka bloga. Treść wpisanego zapytania wykorzystujemy do wyszukania i wyświetlenia odpowiednich materiałów. Jeżeli zawiera dane osobowe, podstawą tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udostępnieniu funkcji wyszukiwania żądanej przez użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie wpisuj w wyszukiwarkę poufnych informacji ani danych innych osób.

Zapamiętanie i udokumentowanie wyborów prywatności. Dane potrzebne do stosowania Twoich ustawień przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na respektowaniu wyborów i poprawnym działaniu mechanizmu ustawień – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W zakresie niezbędnym do wykazania udzielonej zgody przetwarzamy jej zapis w celu wykonania obowiązku administratora – art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 i art. 5 ust. 2 RODO.

Roszczenia i obowiązki prawne. Jeżeli jest to potrzebne w konkretnej sprawie, przetwarzamy niezbędne dane dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wnioski dotyczące praw z RODO oraz dokumentację ich realizacji przetwarzamy w celu wykonania obowiązków administratora – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12–22 RODO.

Obsługa zwykłego zapytania nie wymaga zgody marketingowej. Wysłanie zapytania ani potwierdzenie zapoznania się z polityką nie oznaczają zgody na przyszłe przesyłanie informacji handlowych.

Stwierdzone naruszenia ochrony danych dokumentujemy i, gdy jest to wymagane, zgłaszamy organowi nadzorczemu lub zawiadamiamy osoby, których dane dotyczą, w wykonaniu obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 33–34 RODO.

Za zgodą użytkownika korzystamy z Google Analytics 4 do pomiaru korzystania z Serwisu. Dostawcą usługi jest Google Ireland Limited. Usługa może przetwarzać identyfikatory internetowe, informacje o urządzeniu i odwiedzanych podstronach. Uruchamia się wyłącznie po zgodzie na grupę „Statystyki”. Zgodę można wycofać w Ustawieniach prywatności, gdzie dostępne są szczegóły usługi, plików cookie i przetwarzania danych. Nie uruchamiamy usług reklamowych.

4. Jak długo przechowujemy dane

Zapytania niezakończone umową. Dane z zapytania przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i przeprowadzenia rozmów, a po zakończeniu korespondencji nie dłużej niż przez 12 miesięcy. Okres ten pozwala zachować ciągłość rozmów, jeżeli wrócisz do tego samego zapytania. Po jego upływie usuwamy dane albo trwale je anonimizujemy, chyba że określone informacje są nadal niezbędne w konkretnej sprawie z powodu obowiązku prawnego lub dla ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Wyjątek obejmuje wyłącznie potrzebne dane.

Liczenie terminu dla zapytań. Za koniec korespondencji w sprawie niezakończonej umową przyjmujemy datę ostatniej merytorycznej wiadomości w tej sprawie. Ponowny rzeczywisty kontakt w tym samym celu rozpoczyna nowy okres; wiadomość automatyczna go nie odnawia.

Wnioski dotyczące praw z RODO. Wniosek i niezbędną dokumentację jego obsługi przechowujemy przez czas prowadzenia sprawy, a następnie nie dłużej niż przez 3 lata od udzielenia ostatecznej odpowiedzi, w zakresie potrzebnym do wykazania prawidłowej realizacji obowiązków administratora. Jeżeli sprawa jest przedmiotem postępowania, kontroli lub sporu, zachowujemy wyłącznie potrzebną dokumentację do zakończenia tej sprawy i przez okres wymagany właściwymi przepisami.

Późniejsza współpraca. Jeżeli rozpoczniemy współpracę, dalsze przetwarzanie związane ze świadczeniem usług i właściwe okresy przechowywania opisujemy w odrębnej informacji dla klientów. Okres 12 miesięcy dotyczący zapytań nie zastępuje ustawowych terminów przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej ani dokumentacji doradcy podatkowego.

Logi techniczne i bezpieczeństwa. Zapisy dziennika bezpieczeństwa witryny przechowujemy do 90 dni, a zapisy rejestru ruchu – do 30 dni. Logi serwera i poczty prowadzone przez dostawców usług są przechowywane przez okres wynikający z ich konfiguracji. Dane wyodrębnione w związku z konkretnym incydentem lub roszczeniem zachowujemy wyłącznie w niezbędnym zakresie, do czasu zakończenia sprawy.

Kopie zapasowe. Kopie zapasowe witryny wykonujemy codziennie i przechowujemy w rotacji obejmującej 7 ostatnich zestawów. Dostawca hostingu może dodatkowo utrzymywać kopie infrastruktury do 56 dni wstecz. Dane usunięte z witryny mogą pozostawać w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania w ramach rotacji. W razie odtworzenia kopii ponownie stosujemy wcześniej wykonane usunięcia danych.

Wybory prywatności i dowody zgody. Okres zapisu wyboru na urządzeniu opisuje Polityka cookies. Historię wyborów prywatności zapisaną na serwerze przechowujemy nie dłużej niż 365 dni. Minimalny dowód faktycznie udzielonej zgody przechowujemy przez czas przetwarzania opartego na tej zgodzie, a następnie tylko w zakresie i przez okres uzasadniony obowiązkiem prawnym lub konkretnym roszczeniem.

Przegląd i usuwanie danych. Raz w miesiącu przeglądamy zakończone sprawy i usuwamy dane, których okres przechowywania upłynie przed kolejnym przeglądem. Dotyczy to również załączników, eksportów i kopii roboczych.

5. Dane techniczne

Podczas korzystania ze strony serwer otrzymuje dane potrzebne do obsługi połączenia. Mogą to być: adres IP, data i czas żądania, adres żądanego zasobu, kod odpowiedzi oraz informacje przekazywane przez przeglądarkę o jej typie i urządzeniu. W zakresie wynikającym z konfiguracji są one zapisywane w logach technicznych.

Informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu, takie jak cookies, localStorage i sessionStorage, opisujemy odrębnie w Polityce cookies. Sam brak pliku cookie nie przesądza, że dana usługa nie przetwarza danych osobowych.

Jeżeli treść zapytania wyszukiwarki jest zapisywana w logach serwera, stanowi część danych technicznych i podlega okresom przechowywania opisanym w punkcie 4.

6. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mają osoby upoważnione, które obsługują stronę lub Twoją sprawę, w zakresie potrzebnym do wykonywania swoich zadań.

Dane mogą być także udostępnione organom lub innym uprawnionym podmiotom, gdy wynika to z obowiązku prawnego, oraz podmiotom udzielającym pomocy prawnej, jeżeli jest to niezbędne w konkretnej sprawie.

Dostawcy usług. Dane mogą przetwarzać w naszym imieniu podmioty świadczące usługi na rzecz Biura: dostawca usług hostingowych (Hostido), podmiot zapewniający obsługę techniczną strony (Testin) oraz dostawca usług poczty elektronicznej. Podmioty te mają dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, na podstawie umów zawartych z Biurem, w tym umów powierzenia przetwarzania danych.

7. Czcionki i mechanizmy strony

Czcionki używane w Serwisie są pobierane z serwera witryny. Nie dochodzi z tego tytułu do bezpośredniego pobierania zasobów przez przeglądarkę z serwerów Google. Mechanizm WordPress Emojis został wyłączony.

Mechanizmy bezpieczeństwa i zapamiętywania wyborów opisujemy w Polityce cookies i Ustawieniach prywatności. Przeglądanie informacji o Biurze ani wysłanie zapytania nie wymaga zgody marketingowej.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku z korzystaniem z usług dostawców, w szczególności poczty elektronicznej lub wsparcia technicznego, dane byłyby przekazywane do państwa spoza EOG, nastąpi to wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii przekażemy na prośbę wysłaną na adres biurosandra@biurosandra.pl.

9. Twoje prawa

Możesz żądać dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, ich usunięcia albo ograniczenia przetwarzania – na zasadach wynikających z RODO. Jeśli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie Twojej zgody lub umowy, możesz również skorzystać z prawa przenoszenia danych, w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO.

Sprzeciw. Jeśli podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wtedy zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy.

Wycofanie zgody. Możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. W odniesieniu do zgód dotyczących funkcji Serwisu możesz to zrobić za pomocą odnośnika „Ustawienia prywatności” dostępnego stale w stopce strony.

Wnioski przyjmujemy pod adresem biurosandra@biurosandra.pl lub pocztowo na adres administratora. Zasadniczo odpowiadamy w ciągu miesiąca. Jeżeli sprawa będzie szczególnie skomplikowana lub wniosków będzie wiele, możemy przedłużyć termin o maksymalnie dwa kolejne miesiące, informując Cię w pierwszym miesiącu o przedłużeniu i jego przyczynach. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

Możesz także złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o skardze i aktualne dane kontaktowe są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

10. Strefa klienta i zmiany polityki

Strefa klienta pod adresem panel.biurosandra.pl jest odrębnym systemem. Ten dokument opisuje publiczną stronę i pierwszy kontakt. Nie obejmuje przetwarzania danych podczas obsługi klientów w tym odrębnym systemie.

W zakresie opisanym w tej polityce nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały.

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się funkcje strony, sposób przetwarzania lub wymagania prawne. Aktualna wersja zawiera datę obowiązywania. Zmiana polityki nie zastępuje zgody, jeżeli dla nowego działania jest ona wymagana.